小事做大,大事做無

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聽到朋友公司用人,特別雇用二度就業的婦女。他提到二度就業的婦女其工作態度之好與細心,超乎他的想像跟期待,讓他覺得請這些媽媽來工作,相當有福氣。

 

幾年前,去日本旅行,發現當地飯店的服務生、計程車司機、餐館服務員等,清一色都是年紀稍有的長輩,一度以為是日本高齡化社會所致。後來,聽聞教授說那是企業刻意聘請,只因長輩們有豐富社會歷練,對人對事的態度成熟,面對各種不同的人反應也都很穩定。

 

昨天中午跟助理們吃飯,聊到關於工作態度方面的看法。我舉了兩個例子給她們聽,跟她們分享「小事做好、做到極致完美就能變大事,大事在手卻連基本都疏忽做不好一切則枉然。」

 

忠孝東路五段上的一棟辦公大樓,老李是大樓管理員,只要上班工作,每天絕對能看到他那陽光燦爛般的笑容與熱情的招呼。老李60歲了,應該要退休,但他就是不願意,每天堅守在崗位上。那棟大樓,有點年紀,但該大樓確相當不可思議的狀態出奇之好。我從沒有一次看到大樓的電燈泡壞掉或閃爍、沒看過樓梯口有任何菸蒂、沒看過走廊上有任何垃圾、沒看過入口大廳的紅地毯有特別髒污、更沒看過電梯的按鈕藏了什麼汙垢。

 

整棟大樓上上下下的每一個人,老李都認識。今天哪間公司有新人到職、有誰離開、每間公司有多少人、老闆是誰、經理是誰、行政人員是誰,他都知道。甚至,他還記得有些人的生日,只因送蛋糕的來,他都會去特別關心一下。他在位置旁準備了個冰箱,幫那些送貨過來沒人收件但需要冷藏的包裹特別收在冰箱裡,直到取件人來拿為止。每天我們上班搭電梯,他總會特別站在前面幫忙先按電梯,讓上班人潮不會在一樓堆積變長。

 

「紀香早安!今天妳看起來心情不錯喔!加油!」老李三不五時會來這麼一句。不只是我,其他公司的人,他也能叫得出名字,而且打招呼的方式多種、多樣,不會讓你覺得他是做個表面工夫。因為他這麼做,很得那棟大樓各家公司老闆的賞識,連我們公司的董事長對他也特別看重。有次,董事長請我叫他到辦公室來,老李說他要顧前門,沒辦法上去。因此,董事長特別跑到樓下跟他聊。

 

「老李,有沒有興趣到我們公司做總務方面的工作,薪資一定給你比現在這份工作還要好上很多,有沒有興趣?」我在旁邊聽董事長跟老李聊。老李笑笑的拒絕了董事長,他回:「人年紀大了,沒辦法跟年輕人競爭,所以還是放過我吧!而且,如果我跑去做你們公司的總務,那這棟大樓誰照顧,特別是那些沒人管的小事,這棟大樓就像是我家,把它照顧好讓大家在這邊工作開開心心是我的責任,我也只能做做這種小事,您就讓我開心的這麼過吧。」董事長聽了後,笑笑的離開。老李在這棟大樓接過很多公司老闆的邀請,但他對於自己所堅持的崗位,不想太多,專注做好就是。

 

許大姊是我們公司的行政專員,她在公司的存在感不高,大家平常對於跟她的互動往來相當之少,偶而是需要簽名蓋章或是送件過來她才會出現,不然平時根本沒有人知道許大姊在公司。直到有一天,她離開公司,因為年紀過了五十,有點大了,公司想聘請年紀輕一點的社會新鮮人來做這份工作,薪資也不用像給許大姊這麼多。因此,許大姊被公司資淺了,她離開沒有太多人知道,靜靜的離開沒有人多過問。

 

新來的行政專員,年紀輕想法很多,開始了一套自己的行政作業標準。她整理出許多流程、表單與文件。然後,開始要公司很多人補。又設定了許多各式各樣的標準、辦法,要求大家配合作業。這時,公司開始抱怨聲四起。特別是平常辦公日用品,以前想要就到行政櫃檯拿就好,這下全都得申請、登記、審核確認,瞬間工作中多了許多雜事庶務得弄。而原本沒有人分配去打掃的廁所,因為新來人員的要求,每個人都被強迫安排當值日生去看廁所狀況與清潔。

 

公司內部的聲音越來越大,大家抱怨的頻率越來越高。大家不解,為什麼以前都沒有什麼事情干擾,怎麼來了個新人就一堆事情要做。新來的行政專員一開始將責任推到之前的人都沒做,她來了之後重建整個制度,讓公司變得更完整,所以才會開始對這些事情感受特別強烈。期望每一個人都能配合,畢竟公司是一個有制度的組織與環境,環境特別需要每一個人的付出及維護。她相當正義凜然的說著。聽她這麼講,除了無奈也別無他法。

 

有天,執行長檢查了辦公室環境,他大發雷霆。他質問著:「為什麼茶水間桌面亂沒有人清理?櫃子裡的東西放得亂七八糟?還有廁所怎麼沒有衛生紙?洗手臺上的肥皂流的到處都是?然後,我想拿隻筆與電池,竟然找不到哪邊可以拿?當初不是都放在行政櫃檯前嗎?現在到底公司這些作業是怎麼運作的?」執行長憤怒的罵著。新來的行政專員很緊張的回:「我們都有安排值日生,可能是值日生的監督不周才會這樣,下次會特別改善注意。」

 

「以前沒有值日生時,所有事情順順利利,沒有這種問題啊!」執行長講。 這下,新來的行政專員緊張了,她不知道該怎麼說,慌的在現場哭了。這下惹得執行長更不高興,因為新來的行政專員在他桌上擺了一堆文件要簽、要看,可是以前執行長看文件,許大姊都會將很多重點圈起來,並且貼張便條紙在旁邊告訴執行長要注意什麼,讓執行長在看文件時可以更快速的審閱。新任行政專員這一哭,讓執行長火氣整個上來,問到:「當初有沒有做好交接?到底知不知道該怎麼做才對?」行政專員回答有,可是執行長無法信服,於是請人再聯絡許大姊回來確認一下。 許大姊一回來,那張熟悉的面孔又出現。她一出現,心中有種莫名的安心感。執行長要求我協助確認交接完整,於是全程參與她們兩人的交接過程。

 

新任行政專員:「執行長說我沒有跟妳交接好,但大多事情我都有跟妳確認過,怎麼會沒有交接呢?妳跟紀香說我們有完成整個交接。」許大姊:「我們是有完成整個交接。」行政專員:「所以我們有做完交接,事情都沒有問題啊!」許大姊苦笑,我也不知道該怎麼反應。看事情好像差不多如此,我用請教的方式問許大姊關於之前她所做的事情,我跟她說:「許大姊,為什麼以前我們都沒有很多文件要處理,原因是什麼啊?是因為妳都沒有做嗎?」 許大姊說:「沒有啦,平常知道你們忙,所以很多文件我這邊能做的就先做完,然後到你們那邊就只要簽名。像是請假好了,我都幫你們先把假單填好,之後再請你們簽名確認,這樣你們就不需要花時間去寫那些文書作業,這種雜事讓我來做就可以了。」我聽了有點訝異!又問:「許大姊,那我們現在買東西都需要申購,以前妳都是怎麼做?」許大姊說:「我知道你們每個月要用多少文具、需要東西,我會看狀況自己先去採購,然後看大家主要都用什麼,集中買多點,可以省多一點,之後就財務我去報帳就可以了,你們只需要來拿簽個名就好。」

 

行政專員聽了有點傻眼。換她問:「那些行政作業我看妳都沒有做,那是怎麼管理公司的相關制度與辦法?」許大姊:「不用做啊!我們只要做好基本讓大家在公司可以習慣生活的環境,然後一些文書文件我做記錄就夠了。比方說大家要用會議室,那就我來處理,去問單位主管幫大家排一排。還有人員申請,很多資料都是我先整理好、填好,然後讓單位主管看過沒有問題,文件給當事人簽過我就接著做了,只要給予大家一個可以專心工作的環境,其他的雜事我做習慣也熟悉了,不用麻煩到每個人。」

 

「可是廁所跟環境清潔?妳是怎麼處理,請外面的人來打掃嗎?公司又沒有預算!」行政專員說。許大姊回答:「哎呀,那個中午我都自己帶便當來公司吃,吃完沒事做,年紀大又睡不著,所以就趁著那時間去打掃整理,幫大家環境弄乾淨一點,舒服一些就好,反正一個人用一個小時的午休時間可以做很多事情,我又停不下來,這種打掃的雜事我做一些就結束了,很快不要緊的。」「但廁所…?」她又問。許大姊說:「我坐不久腰會痛,每次站起來運動個幾下就走到外面廁所看看,巡一巡,看看有沒有不乾淨要整理的地方,有的話就順手弄一下就結束了。」

 

我聽完許大姊這麼說,這才意會到,原來她之所以在公司存在感極低,是因為她把很多小事打點的很好,幾乎讓我們完全無感,沒有什麼特別需要就不用跟她多講,她自己會照顧好我們生活大小事,令我們只需要專注在工作中,完全不需去理會她到底做了多少事,又付出多少心思在這些上面。原來,不是工作沒有交接,而是根本對做事情的態度與方法不同,導致產生完全不一樣的結果,即便一個很聰明又相當伶俐的女生,沒有辦法理解做事的一些眉眉角角,用心的角度放到不同地方,事情也就徹底不同。

 

後來執行長又把許大姊給聘回來,給她更好的薪水,並且請她幫忙帶新來的行政專員,將她的經驗傳承下去,那天之後,公司又回到原本舒適自在的環境。

 

「小事,持續做、穩定做、認真做、積極做、用心做,也會變成大事。」

 

或許跟年紀沒關係,但是人生經歷過後的那種洗煉、淬鍊、幹練不是說有就有,更不是說想學就學得到,人生中能遇到像是老李跟許大姊如此亦師亦友的人,著實令人收穫相當多。