一些製作簡報的心得與看法

常有朋友問我關於製作簡報的技巧，坊間已經有不少專業書籍，相關技巧請恕我不再贅述，純粹分享我製作簡報時的一些想法跟心得。

對我來說，簡報分成三種類型，分別是：

1. 企劃書
2. 授課講義
3. 溝通簡報

企劃書包含了像是活動企劃、營運企劃、系統企劃、服務企劃、流程企劃等，族繁不及備載，其內容會比較「多」、「廣」、「厚」，每一頁的資訊相對較為完整，文字「不帶情緒、感情」，純粹就是想法的敘述、溝通的紀錄、點子的寫下。在這企劃書裡，會有很多架構圖、魚骨圖、矩陣圖、關係圖，各式各樣不同的圖穿插在企劃書中，重新疏理那些純粹文字的乏味、無趣。

授課講義的話，我分成短版3小時、中版6小時、長版12小時以上，三種不同的版本。因為授課的時數不是我能決定，而是由主辦單位所定，因此講義的設計上會因時間的長段有所差異。我本身比較習慣「教學形式」的講義，「案例分享」的作法我大多不會放在講義裡，會比較用「臨場舉例套用到實務應用時再帶到」。講義的組成大概就分成「觀念式說明」、「步驟式作法」、「組織式架構」這三類型資訊。製作講義的重點則在「簡、減、繭」

再來是溝通簡報，講白一點就是所謂的「產品介紹」、「公司介紹」、「服務介紹」等，這類型的簡報特色不外乎就是「把觀念經過包裝後，轉化為容易理解、印象深刻的符號、圖像、文字，進而烙印到觀眾的心中」。設計上，比起講義更簡單、更純粹、更原始，我大多會選擇「一句話」作為溝通核心，然後搭配「一張具有情境的圖」，再來就是部分的「數據支持」來撐住整份簡報。

通常，開始製作講義前，我區隔完這三類的不同簡報方向後，接著則是著手進行設計整個簡報內容，實際設計的方法是：

Step 1. 手稿記入筆記本-粗胚
因為想法很多，要立刻將講法放入講義裡又太慢，再加上資訊是需要經過篩選與整理並歸納，所以我會先做的第一件事情就是把「所有想到跟這主題有關的內容條列下來」。條列後，我會再筆記本裡面，一頁大概畫2到3個格子，每個格子裡面寫下我先前條列出來的內容，各別想放到哪一頁之中。先寫入，然後再來開始格子裡面編號，作為順序參考依據。

在這個階段，如果我對一些文字已經能畫出圖，那就會先試著畫草圖在格子裡，並且在特別重要的格子之中，把我想表達的重點，額外拉出來到另外一頁筆記本中，重新整理過、撰寫過，寫下我認為重要的點在哪裡，以及要怎麼去表達這一頁的方法。此時，大多數的內容都會在筆記本裡全部寫完，快的話，大概二至三個小時就可以把許多想表達的內容全給寫進去。

Step 2. 整理架構至簡報-修胚
因為筆記本上的內容比較是線性的撰寫方式，並沒有整體架構的觀念，所以我會開始反覆番筆記本裡的內容，思考每一頁被我寫下來的內容，會是放在哪個單元、哪個章節、哪個段落。這階段的工作比較像是歸納，把原先分散在筆記本中每一頁的內容，再一次彙整過，同時開始寫出描述各個單元的主題，或是原本就寫過則重新再潤飾過。

基本原則一定是把「目錄先訂定好」。因為這會是我表達時的順序，為了不影響日後整體的溝通順暢度，所以透過架構完善目錄，會令腦中的許多想法變得更清楚、完整、條理，相對的是越清楚就會越明白整份簡報的走向、方向會是以什麼樣的面貌呈現，不論是文件或實際演說時的情境。

Step 3. 先製作每頁內容-重製
架構完成後，接著照筆記本裡寫的，很快速的每一頁就謄上去。在這個階段製作的速度相當快、節奏鮮明，非常爽快、愉悅的把每個單元一張又一張的新增、編輯、再新增、再編輯，數百頁的簡報未經過調整也可以在三個小時內全部完成，即便看起來很粗糙，但這時候已經是大多的內容全給撰寫上去，那種從草稿無到有的過程，會讓人增加更多動力繼續下去。

製作每一頁的內容時，因為節奏很快，有時候靈感一來，會再加內容、加想法，此時會比起之前再筆記本裡做的速度要來的更快、更直覺，我會順著這樣的情境，不斷的把臨時想到的東西放上來，盡量補足整個想法的鋪陳與溝通時的強度。

Step 4. 調整個內容呈現-修胚
每一頁都被放置到簡報之後，接著我會每一頁開始細調，從「文詞表達」、「段落說明」、「圖表繪製」等，一頁接著一頁的修，有的頁面修的時間很短，有的很長，這關係於我邊做會邊想「實際上台時要怎麼去講」有直接關係。意思就是「調整修改內容的過程，同時做腦內演講的演練，把情緒放進去，我如何去鋪陳，怎麼做到起承轉合，又要如何引導觀眾情緒，這個畫面的內容可不可以在吸引到眼珠後又回到我身上。」

這階段工作我會花上一段時間，不外乎就是新增、編輯、刪除，不斷持續著做這工作，仔細去推敲每一頁的前後關係、順序與合理性、情緒性，文字要不要寫的更簡或更深，或者是考慮到有印製的可能，需不需要補充說明文字讓觀眾看，各式各樣想法會大量出籠，並一一的於內容持續擴大、縮小、削去。

Step 5. 文轉圖與圖對圖-上色
我不大喜歡全是文字的簡報，當然全部圖片而只人令人意會的我也不大會做，所以只要時間允許，我會去想想看「原先是純語言文字的溝通，如果轉變成一張圖，或是幾張簡報變成一張，然後又一張圖來說明，能不能夠更直接的將我想表達的意圖傳達出去。」因此，怎麼把文字變成圖片或是將圖片與圖片之間的關係建立起來，會成為這個階段的工作。

我的經驗是「用圖呈現效果會遠遠大於條列式文字，因為人們會於很短時間內意會到『這是一張重要的圖，並需要採取行動特別注意』。」不過我也嘗試過大量的順序圖、邏輯圖、組織圖來解釋許多觀念，可是聽眾會一下子被大量資訊轟炸，尤其一張圖停留過久，會有點不耐、煩躁的狀況。

Step 6. 製圖置圖與殖圖-點綴
這階段的圖跟前面有點不一樣，前面的圖就像是組織圖、三環圖、順序圖、邏輯圖，但這邊的圖卻是「情境圖」，也就是所謂的「照片」。人的視覺對於圖像式的資訊會比較容易產生印記，而文字壓在白底的簡報上，雖然看起來素雅，不過久了印象比較難以停留在腦海裡。我舉個例子，比方說我提到簡報中的某個重點，但是人們不一定會有印象，但如果我說到的是「某某張圖，人們正在做什麼，而這代表了某個重點。」有些人就會立刻聯想、回想起來。

還有一點，那就是畫面豐富性能適當讓人「緩和看簡報時的壓抑情緒，並從圖像中釋放一些壓力。」尤其一張軟性訴求的圖，會讓人會心一笑，在課堂中雖然講者的表達、表演很重要，不過我希望除了他們視覺停留在簡報上時，也能同時多點不一樣的感受，在一個情境中被包覆著，令他們能夠享受這個過程，不論視覺或聽覺。補充，「適度」放上影片能讓簡報「活」起來，但太多，會顯得演講者的溝通情緒沒有辦法持續與觀眾凝聚、連結在一起。

Step 7. 修過順過再順過-完稿
最後，幾乎全部都做完，我一般習慣一份簡報大概會看個30次以上，反覆的就是一直播放，可以連續數小時一直在按播放、前進、後退。這麼做的目的不外乎就是重新跟自己腦海中想像的畫面做連結，想像著當我在講這頁的時候，我正在說什麼，前頁與下頁的關係夠不夠順暢、通暢，如果有卡住的感覺那就再調整順序，甚至重新進入新增、編輯、刪除的循環過程之中。

七個步驟是我製作簡報的方法。接著來分享製作時「在想什麼」。

「人們怎麼看待這個主題，又期待這主題會聽到什麼，那什麼東西是他們在乎的。」我第一個冒出來的念頭是這個。依循這這念頭，我會將一個主題依照「起承轉合」先切分成四個部分。

怎麼「起」很重要，人們在還沒有進入那個情境或時空之前，一下子就破題能不能令聽眾「有所感」，這時候考慮的不外乎就是「聽眾(受眾)的組成結構」。畢竟聽的人要進入狀況需要一點時間，每個人的程度、反應都不同，能用多數人都可以理解的內容來鋪陳會比較簡單一些。

鋪陳到什麼程度、何時要把重點帶出來、循序漸進要在哪個「點」開始進，諸如此類的問題會一直在我腦中冒出。解決了「起」的想法後，再來就是能不能「一擊必中」聽眾的心很重要，也因此在「承」的時候，會是大架構、大觀念、大格局的內容出現，目的是為了讓聽眾可以產生「眼睛為之一亮」的感受。只是這一亮，要亮多久、要多少量會是個很重要的關鍵，我自己經驗是「過與不及都不好」，太多人們承受帶多會吸收不來，太少會覺得沒搔到癢處意猶未盡，所以比例適度調整好，把剩下的情緒放到「轉」之上。

「轉」對我本身來講很重要，因為能不能夠引導觀念轉化到實作，這過程必須經過大量的溝通與思想烙印，要是沒做好，前面的東西將無法被順利吸收，後面的實作可能就會學習大打折扣，也就是這原因，「轉」的設計特別麻煩，這攸關於每個聽眾的理解程度、耐心程度、專業程度，要把前面的知識、資訊轉化為技巧、作法、方法，那就得要「大量觀察聽眾反應」，來反饋自身演講時的節奏、頻率與比重。

這段過程是演講者與觀眾之間，大量潛在互動的過程，許多隱藏性的資訊藏在彼此的表情與肢體動作中，我會觀察記錄每個人的表情、動作頻率來判斷對方是否處在「接受、不接受、理解、不理解、認同、不認同、懂得、不懂得」的各種情境裡。不是每個有問題的學生都會問，但也不代表得花所有的時間去呼應、回應每個問題，所以這種潛在互動的的過程，能作為演講者重要參考依據，以利最後的「合」要怎麼收。

每一齣精采的戲劇，有鋪陳、高潮、轉潮，當然就會有結尾。一個好的結尾，能把整個演講過程的「情緒」，不論是演講者或是聽眾之間的關係做一個好的收理，能不能「收」的順利，那就在於整個劇情合不合理。意思就是整段演講到最後，人們想知道的故事結局是「闔家歡樂的童話故事」、「悲傷難過的無限緬懷」或「意猶未盡的沈澱省思」，是什麼都是由講者最後的每個動作、說法與疏理而來。

「收」要收的好，我會將前面所有講過的「簡單快速的重新描述一次」，但不同的是，我會用一個主題、例子、作法來貫穿前面所有的課程，有時事議題能用就用，沒有就用你我身活周遭會發生的事情，讓聽眾能夠「觸類旁通」，在收的階段能給聽眾一種「啊，沒錯，就是這樣，這跟我想的一樣，而這一點又剛好能讓我現在去做些什麼。」如此結束的過程，自然就是所謂的「合」。

最後，好幾次我去演講或上課不一定會準備簡報，但不代表我的腦海裡沒有簡報，有時候即便只是順手在白板上畫，那也都是邊講邊構築整個溝通的順序與邏輯，雖然看起來是即興畫出來的，但也是依循前面我的想法、作法，所累積出來的一種表現，簡報對我來講是很重要的工具沒錯，但沒有簡報，我相信反而能讓演講者更自然、灑脫的表達欲溝通的訴求與觀念。

人，因工具走的更快、更遠，卻不會因為沒有工具而限制繼續前進的步伐。