跟朋友聊到簡報這件事情，分享些自己的經驗

跟朋友聊到簡報這件事情，分享些自己的經驗。

可能看過我現在做的簡報的朋友，會很難想像在三年前，我是不大作簡報。因為工作的關係，我比較擅長「做文件與做表單」。所以簡報對我來說比較像是「將WORD裡的章節、文字打散分頁到Powerpoint之中。」早期我所做的簡報幾乎滿滿都是字，可能一頁就是滿滿將近800字的文章。

當時我做的表格也是比大、比長、比複雜，因此一頁簡報要呈現表格幾乎不可能。沒有多加思索，純粹就是把表格硬擠進去，字體縮到最小，然後把表格擠得空間窄到看不見縫隙。其他像是圖表、圖示，都是隨便找個角落塞進去，根本就沒有去想這份簡報到底要讓「看的人」感受什麼。

2007年，賈伯斯推出iPhone那年。好多人在談他的簡報，坊間開始有些關於簡報製作的書籍推出。我一開始不以為意，只是心中有個印象。直到有一次要拿簡報去「找投資人」時，這才發現遇到問題。

1. 滿滿都是字，沒人看得下去
一開始我用WORD格式印出所營運計劃書的每一頁，然後丟給投資人看，沒有考慮到對方上了年紀，手頭拿著數百頁的內容，在會議桌上，看他左翻又翻，完全看不到他到底注意哪些重點，除了某幾頁有圖表在會吸引他的目光之外，其他全文字的內容就是被忽略。而投影出來在螢幕上的根本也就是WORD轉乘Powerpoint的格式，那著實讓人看了會晃神。

2. 份量太多資料量太大，沒有耐心
我站在投影螢幕前介紹我們公司，向著投資人說「來，我們看到第幾頁、第幾頁，這些頁表達的是我們未來發展的藍圖。」然後，我在電腦面前操作，一下子要按個好幾下才能到達我要的頁面，投資人則跟我一樣，翻來翻去，看著字超小的文件，翻了好久都找不到該頁，還得旁邊的人幫忙引導才看見。這種狀況在過程中反覆發生無數次，不僅投資人沒有耐心，我講的也很沒感覺。

3. 每一頁都是重點結果講不出重點
我認為每一頁都公司發展營運的重點項目，因此想說盡量用文字表達清楚。只是一頁文字不夠，變成兩頁、三頁、十頁、一百頁。整份文件全都是重點，絲毫沒有先考慮到投資人在意的重點是什麼，全部都只是講我想講的，可我想講的又太多、太廣、太雜，搞得一場會議得聽一個小時以上，被轟炸完畢後才嘆口氣說「終於結束了」。結果換得投資人問一句：「你到底想表達什麼？」

4. 表格太多太雜太亂太多分散數據
因為列印出來的表格不像是在螢幕面前可以用滑鼠左拉又拉、上拉下拉，面對太大的表格就是得要切割開來，這問題如果沒有先思考過，那就會文件分成好幾頁去印出那破碎不連續的表格，簡報投影出一份得前前後後一直切換看數據的怪投影片。當然，在那種狀況下，投資人對數字的聚焦也會發散，問題就從原本我們應該解釋的數字因果關係，變成他自己去創造問題問他想問的。

5. 畫面枯燥乏味沒讓眼睛放鬆元素
通常看到滿滿都是文字的文件，從投資人身上唯一能看到的畫面就是「緊皺著眉頭與雙唇，雙手抱胸前，異常認真的看眼前那份厚厚文件。」過去我覺得只要落入這種人們因為資料太多而喪失從中去思考的能力，這時候他就會退到自己擅長的專業領域來提問，反而間接忽略了整份文件，這會造成不論文件提到哪些重點，都會被他們給忽略。適當的用一些圖像，用有趣的方式來緩和那個觀看時的心情，差異真的很大。

上述五點問題，完全就是沒有考量到幾個重點：

1. 觀看的人是誰
2. 看的情境如何
3. 想達成何目的
4. 溝通障礙在哪
5. 特別賣點是何

所以，後來再製作簡報時，我把簡報跟計劃書分開來，再把報表分成重點整理報表與整份報表兩種不同格式，藉由了解投資人比較不會感受到障礙的狀況，把資料分門別類的用不同方式呈現。

舉例來講，像是報表要投影出來的，絕對採用重點整理過後的圖像化格式。印出來的就不再用公司印表機去印，直接拿去外面大圖輸出的，請他們依照我要的格式印一張完整沒有分頁的，交到投資人手上是一份摺疊過後，並由我親筆畫下重點，寫下「重點1，這代表什麼」、「重點2、這代表什麼」來補充說明於投影上的一些不足。如遇到想看完整報表的投資人，也能看到整份一張的報表，字體清楚、字級叫大、表格空間夠，不需要翻來翻去可以在「一張」報表中就看完。

簡報，在商業運行中扮演著相當重要的角色，一場簡報或是一份簡報的好壞，有時真會影響非常多，更影響觀看者對於這場簡報過程的評價，花點心思，只是換位思考一下，想想看的人會怎麼樣，自己做出什麼結果也就會相對是那個樣。