早上跟朋友談到「用人」與「招募」

早上跟朋友談到「用人」與「招募」。

這幾年下來，最大的感觸「不是人找不到，而是找到了不一定能用。這能不能用包含了願不願意被用、能不能繼續用等各種層面問題。」用人這件事情，有時候面對現況跟環境這兩大因素，會直接影響用人時的決定。比方說，當公司出現了某個職務缺少，這時候才開始找人，會隨著時間、工作量等各種因素，一點又一點的影響找人的品質。

回到「用人」議題上。當找進來的人，從本來不是救火，慢慢變成救火時，人員運用的消耗率可能因此會增高。因為剛進來的人，還不熟悉公司文化、作業流程、工作方法，可卻得被強迫要去習慣、學習一些之前所不理解之事務，在這背後，潛藏的卻是「必須在短時間內負起責任，並把工作做好。」通常，後果就是該人一陣子後發現無法承擔進而選擇求去。

再談「招募」，我效力過的公司至今，大多數對於招募的態度是「有缺再找，遇缺見狀才補。」這種心態倒也不是說不對，因為每間公司的人力預算有限。只是人離開了，除非該工作就直接放棄不做，不然就是原先的人得承擔所有工作，兩人工作變成一人做，公司此時才開始找人，問題就會呈現逐漸遞增累進的成長，最後反撲回公司裡的相關人員。

一般來說，招募一位新人進來，至少得等上二至三個月的時間才會到職，一個月內能到職的，幾乎不大容易碰上。人要等一段時間才進來，可是工作卻會持續不斷進來、產生，導致既有的人工作壓力變大，如果作業管理的方式又不是很恰當，人還沒補進來之前，原本的人不想承擔而想離開，這時候公司就會進入兩難的窘境。

曾有老闆說：「公司人力配置都是依照去年度的預算去編。」但是，公司去年編的時候沒有考慮到今年「可能」新事業之開展。導致人手不足，臨時要申請人又申請不來，結果原先暫時挪用的人因為工作負擔過重，無法負荷，間接產生去職念頭。而這又攸關公司老闆對於「用人」的看法，很多老闆不會直接考慮到一個人力能負擔多少工作，反而是「能做多少是多少，遇到狀況再來說。」

這是許多企業面臨的窘境，可也是一種職場現實。平常不定期招募人力，維繫與人才之間的關係，然後又不肯花心思將那些現在無法聘僱，但以後可能有機會就能夠配合的對象準備好，以致於想「招募」時找不到人可以挖角，而透過公開管道來的速度跟反應都相對又慢，這會直接影響到已經呈現人力不足的工作分配之中。

可能有人會這麼說：「公司沒賺錢，沒辦法一直招募，人力是一大負擔。」如果，人力是負擔的話，那這公司本身肯定是較難生存。原因在於「用人用才，是投資、是轉換，一個人應該是要能轉換出多少的貢獻、表現、成效，而非只是『負擔』。」通常會說是負擔的公司，可能是收入不佳的公司，相較之下，給薪也不會太理想，這些都是一環扣一環，緊緊相關聯。

我常常提倡「工作一定要落實代理人制度。」所謂代理人並非是「工作沒人做就丟給另外一個人做。」而是，身為經營者永遠要做好準備，工作不可能有人可以配合長長久久，妥善、適度的調度人力資源，配置恰當的人手，讓工作可以「平衡負載」的在「複數」人身上，考量人力會否因為「請假」、「去職」、「停職」、「出差」等原因影響到工作。

要做好「代理人制度」這事，回過頭來就是「招募」時的整個觀點與策略是什麼。人們，常常期望找到一位以一檔千的戰將，事實上我也曾這樣想過。可是即便找到一位如此優秀的人才，也不代表對方就不會帶槍投營，這是一個問題，特別中小企業沒有更好的方法來阻止此事發生。因此問題依舊回到怎麼「用人」之上。

所以有時候找人得「多管齊下」，用人也得懂得用方法、技巧去贏得對方的「心」，令人可以適才適所之用，同時，正確妥當的工作分配，令工作者們得以從中獲得成就，藉此贏得自己在職務上的認同，進而轉化成為對公司的向心力、忠誠度，那才是經營、管理之道得為其投入、用心之處。

我一直認為，公司要強大，人力招募、聘僱、用人的方法就一定要對。不要等到人進來後，才開始硬塞工作進去，然後塞到一個快要爆掉時，這才又開始找人，這問題會無止盡的不斷循環。另外，在整個招募結構上，一定要懂得運用「互補」原則。所謂互補就是為了避免以一檔千的大將閃人，導致公司頓時戰力全無，風險管理要做好，用人策略不能少。

所謂的「互補」就是「依經驗分級、依能力分級、依職能分級，然後做出區隔，運用組合搭配。」簡單的說就是「為了做好妥當的風險管理，把原先一個人的工作變成兩個人，各負責不同面向的工作，但同時又有不少工作會相互交集。」這樣說是有點理想化，但是窮則變，變則通，如果人力一直無法妥善的補齊，會大大限制公司的成長，公司的表現也無法有效的展現，最後問題還是會回頭衝擊到公司。

人多時的管理成本也會多，同樣的，一位資深經驗老道的人其管理成本也不一定會少，怎麼去妥當分配、設計，這都是一門不容易又永無止盡的課題。我常說：「只要人們能在工作中成長、茁壯，進而變得堅韌、強壯，相對的，公司必然也會跟著一同長大，因為，公司是一群人所構成的群體，而這中間的核心價值，能不能凝聚、牢固每一個人與公司的關係，那才是經營者得認真著眼之事。」

用人，惟百年大計，不得不慎。