看到朋友的動態提到不想成為「開會機器」

看到朋友的動態提到不想成為「開會機器」。兩年多以前，我的工作也是不斷的開會，各式各樣大大小小的會都得參加，忙碌時，一天開會數十個小時，當我回到位置上，已經是午夜，更誇張的是一整天下來連上廁所一次都沒有。在同事眼中，我是位徹底的開會機器，一個人能開、五個人能開、國際會議能開，每天一進公司，第一件事情就是早餐會，然後工作業績匯報，再來專案進度執行匯報，還有採購會議、人員招募會議、公司人事異動會議、財務評估會議、海外合作會議等。直到離開公司到家，還是繼續打開電腦開會。

那種日子整整把我關在辦公室好長一段時間，一早八點進公司，離開公司已經十一點、十二點，我從沒有在那條熱鬧的街道出現過，直到有一天，我離開公司不再回頭的那一天，我這才停下腳步，發現原來身旁的人潮擁擠，人來人往的街頭好熱鬧，沒想到，我在這麼熱鬧的地方一整年，卻沒有感受到這群有活力、有朝氣的人們。

直到近兩年，我非常刻意壓低開會次數、頻率、長度，將開會改成「目標導向式討論」。簡單的說，直接找執行與交辦單位，針對工作項目目標成果做討論，位置上講，用快、短、直的原則，迅速處理完。這麼做，是真的改善我過去常開會的惡習，也讓我有多出很多時間可以做事情。不然過去光是一天會議開下來，回到位置上能做的事情又多，不是每天加班熬夜就是拖著一伙人跟我一起折磨著。變換會議模式後，我以為事情會有所改變，但事實卻並非如此。

因為即便會議變少，那也不代表與會人的產能、產出就會呈現等比的增長，真正的問題還是在於到底開會「能解決什麼問題以及怎麼去解決」。會議最麻煩的不是聽到一堆理由或說法，而是去討論「具體的作法」，討論的原則基於彼此都互相尊重也互相信任的立場，以這為前題，每一場會議都一定要有個很具體的結論跟對應產出，這產出必然得跟某個工作項目「非常」契合、吻合，不能只是流於概念式的想法，得回到最原始的「Step 1, 2, 3 and Step A, B, C」之中。

好比現在以顧問身分參與會議，對方知道每場會議都得付出相對多的費用，所以我每場會議都會要求一定有個非常具體而且大家都認為可以產出結論的議題，這結論我們可以事先訂好幾個選項，以防到時候沒有共識時，透過投票的方式來議決，避免會議淪於純粹的口舌。而討論的方式變為針對議題所對應出來的各種項目進行辯論，我扮演反方，對方扮演正方，我會提出無數個我認為不能做的，對方也得提出無數個能做來說服我，一來一往之間，去激發雙方在立場不同的前提下，怎麼在每個人腦中輸入一些可供參考與運用的資訊。

每次會議大概落在兩個小時以內，第一小時說明與討論，第二小時辯論及說服，最後一段落在表決當次議題要的結論是什麼，後面的各項To do item在三小時之內全部表列出來，並建入專案執行進程之中。改用這種方式開會，雖然參與的人會比較多，事情準備工作也比較多，但是後的產出結果相對具體、真實，要做的事情與評估時間跟成本也變得容易不少。

一些經驗分享，我想應該還有更好、更適當的作法才對。