如何做好專案管理？

幾年的工作經驗累積下來，讓我體會到一件很深刻的事情，一個再怎麼優良的團隊，團隊中的人能力再怎麼強，無法整合在一起工作就是一場災難。另外一個角度來看，一個團隊的整合協調力夠強，即使團隊中的人能力相差極大，能互相協調按表完成該有的工作進度，基本上整體的表現是亮眼的。

為什麼《整合》、《協調》是一件那麼重要的事情？我想所有的重點都需要回歸到『人』的這個層面上，事情是人在做的，工作的發生與進行也都是跟人息息相關，可是只要是牽扯到人，事情的處理上就變得沒有那麼單純。不像是電腦世界中的0與1，人無法用單純的命令去控制其行為，也無法透過社會的道德約束來改變其所做所為，也因此整個團隊中，最大的變數因子，往往也都是『人』產生的。

人所產生的問題永遠比想像的還要多更多，就像是一件事情當我們預期其結果是具有一定可信度時，往往讓預期結果產生變化的也是由人造成的。要減少降低產生變化的狀態時，則需要透過足夠、充足的溝通協調來掌握其變化的各種可能，並且整合周遭資源以便在發生變化時可以立即的應變接軌。

依照上述的說法似乎有些籠統，以下就分別列幾個狀況來做說明。

Situation 1：人員的熟悉-了解人，事情就成功一半了。搞定人，就等著採收成果。
專案進行的過程中會經歷許多跨部門共同處理的狀況，部門跟部門之間的協調相形之下就變的很重要了，只是常常一件事情交辦下來會因為人員水準能力的差異造成參差不齊的結果。事先了解每個人的能力所及就變得很重要了，有時候有能力的人不代表就能做出好的結果，能力差的人也不代表無法執行好專案的工作，適當清楚的了解每個人的能力狀態，妥善分配其相對的工作是首要先克服的關卡。

Situation 2：清楚的流程-水的流動有頭也有尾，一如工作的進行也是有始有終。
事情的進行就像是水流一樣，有源頭也有匯流處，專案的進行不單單只是單線性的流動。如果說事情就像從山上流下來的水一樣，那就會有同時間多條水流一起往匯集處前進的狀況。身為掌握專案進行的人，需要能夠了解同時間有多少人再進行哪些事情，並且事情接續下來會如何發展，因應可能的發展排訂出整個專案運行流程，確認清楚流程的走向才能導出較為有效益的專案成效。

Situation 3：資源的掌控-沒有優良的周邊資源，就沒有理想的專案成效。
不管是什麼類型的專案，只要事情一進行，就會有許多可控或不可控的因素產生。有時候要抵銷這些不可控的因素，透過周邊資源的協助也是一種最好的方式。另外一種就是事先掌握好完整的資源，只要專案一決定進行下去，所有的資源就像是推砌積木一樣，一塊一塊堆上去即可，不需要等到資源匱乏的時候才來傷腦筋。還有一點很重要的就是當資源掌握度越高時，其配合的默契或是運用的效率也會比往常提高許多，甚至是能避開不必要的風險，或在危機應變時能夠有效益的去面對解決問題，這都是用再多的錢所無法換來的。

Situation 4：時間的準確-時間就像是骨牌效應一樣，一塊倒掉了後面就全倒了。
安排專案最忌諱也最怕的就是無法抓準時間的精準度，因為只要過程中發生有某個進行的關卡發生時間延誤，後續所有被安排好的事情也相對下會順延。聽起來好像只是延誤而已？背後的嚴重性可是令人難以想像，比方說零組件的延後出貨，造成產品組裝測試順延，產品組裝順延後就會影響到正式銷售的時間，無法正式銷售，所有事先擬定好的行銷計劃策略也就化成流水，當整件事情發生到這種狀況時，該季的營收就需要整個向下調整，而較預測降低的營收就會引起投資人的不滿，緊接著一陣股東砲轟、股價下滑、客戶信任評等降低等就陸續的接連發生。怎麼會變的那麼嚴重？因為商場之間講究的是誠信，一個無法完成既定目標的企業，是無法給人信任度的，沒有信任度的企業等於是被宣判了死刑。

Situation 5：風險的評估-一場不必要的意外總會讓人後悔莫及。
天有不測風雲，人有旦夕禍福。這句俗語道出了每個人最不願碰到的狀況。與其事後才來檢討為什麼會產生無法預期的問題，不如事先摸清楚在進行的過程中會遇到什麼出乎意料的情況。過去我曾經碰過在專案的執行過程中，因為業主突然執行成本被腰斬，造成整件事情無法順利進行的窘境，但又礙於跟所有協力廠商的關係與承諾，也只好硬著頭皮去解決問題。幸運的是，當初在承接該專案時就有事先評估業主本身的狀況，私底下也了解對方的財務狀況，並且詢問了許多同業人對於該業主的信任評價。在有了周全的評估後，承接專案後就有了心理準備，所以碰到業主腰斬執行成本時，在事先跟周遭的協力廠商配合時，就已經是採用較低較為適合此種業主屬性的廠商。

Situation 6：成本的控管-賭博靠膽識花錢靠智慧，以小搏大效益才大。
專案只要一開啟就是成本的支出，即使事情不運作，在專案結束之前，都是成本持續不斷的消耗，要獲得較大利益之前，需要先從壓低成本支出開始。能夠將成本減少的越多，代表獲得利潤的空間也就越大，相對下也是給專案有更多緩衝的彈性空間。要做好成本控管就需要有深厚的執行經驗，綜合以上幾點，當每個關鍵點所有的狀態都了解的越深時，就越能精算出每個環節所需要的開銷。比方說配合廠商的部分，如果在過去就有深厚的配合默契，也對於彼此的需求清楚，便能夠在支付開銷的地方有較大的商量空間。積少成多，從每個小小的角落節省下一些開銷，集合起來後就成為一股不可小看的力量。

以上六點只是一些專案執行過程中的基本狀況，依照每個人執行專案的方式不同，專注的重點也會有所不同，但是如何建立出一套屬於自己擅長發揮的模式相對的很重要。有了一套自己專屬的專案管理模式之外，也要持續不斷的累積相關產業的知識。知識才是專案管理的真正核心，也是每件事情發揮到極致的重要因素。擁有越完整的相關知識，處理任何狀況時也將能夠得心應手。

通常負責整合協調的角色我們都統稱為PM(Project Manager-專案管理人)或是Coordinator(協調者)，這兩者其實在工作的分配上也有蠻大的不同，國內多數公司卻很少細分(其實應該說中小企業都很懶得去細分)，常常造成這兩者之間工作內的混淆，只不過國內好像已經習慣將錯就錯，只要是在工作內需要去整合協調的事情都丟到這兩者身上，長久下來也沒有人特別的去針對兩者之間工作的不同去做細分了(大公司好像就沒有這種問題)。

其實不管是什麼樣的角色，能把專案控管到最佳化才是每個專案管理人在追求的目標，到達目標的過程中，除了需要具備《專業》、《知識》之外，另外一點比較特殊的則是《個人魅力》。

一個板著一張公務人員老臉的專案管理人，即使擁有再好的專業技能，碰到需要與人相處的時候，有可能就因為自己本身所造成的距離感而讓專案在開啟前就大打折扣；又或者是不擅長與人溝通的專案管理人，無法清楚的交代專案中的各項執行細節，反倒是讓人聽不懂再說什麼，然後才讓其他執行的人員產生誤解；也有可能會因為一個總是不受歡迎的專案管理人，在Order分發工作時讓別人還沒開始做事情就覺得滿肚子火，執行的過程中造成人力大量的流失以及汰換等。以上的幾個小狀況都是有可能會發生的，甚至是發生在你我的周遭，《個人魅力》真的是一項非常重要的因素。

幾年下來，我手上經過的案子也不計其數，有時候事情順順的就像所有規畫中的各種可能進行著，但有時候也會碰到不管怎麼做怎麼弄就是不順利。比方說名名就很有默契配合的夥伴，卻因為莫名奇妙的關係突然人間蒸發消失，好不容易找到人後結果沒幾天又再次蒸發，什麼樣狗屁倒灶的事情都有可能遇到。但是最重要的一點就是：一次做好一件事情。

好好的將一件事情逐步逐步的完成，千萬別心急造成自己的腳步慌亂。能夠好好的完成一件事情，慢慢的累積起來也是一個結果，但是心煩急躁的狀況影響到專案中的每個因子，進而產生許多更無法控制的不可控因素，反過頭來不也是找自己麻煩嗎？耐住性子，一次做好一件事情，穩穩踏實的把事情完成，結果自然而然的會浮現眼前。